担当者が退職したとき、その人の利用をやめさせることはできますか？

できます。マスターユーザまたは管理者ユーザが手続きを行うことで、利用されなくなった方のサービス利用を止められます。

マスターユーザまたは管理者ユーザが、「管理」メニューの「利用者停止」、または利用者情報の削除の手続きを行うことで、サービス利用を止めることができます。